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選舉事務處
個人資料政策

政策聲明

選舉事務處(「本處」)每位人員均以保障個人資料私隱為己任。我們尊重個人資料私隱,並且全力執行及遵守保障資料原則,以及《個人資料(私隱)條例》(《條例》)的各項有關規定。本處的個人資料政策概述如下:


(a) 須循合法和公平的途徑收集個人資料,而該等資料只可用於和本處的職能和活動有直接關係的合法目的,而該目的須與收集該資料的目的相符;

(b) 所收集的資料就有關的目的而言,應是必需的、足夠的,但不超乎適度;

(c) 在收集資料之時或之前,資料當事人應獲告知收集資料的目的,以及資料可能被轉移至何者;

(d) 除非事前獲得資料當事人的訂明同意,否則只有在符合收集資料的目的或任何直接有關的目的,或在《條例》許可的情況下,才應使用、披露或轉移他們的個人資料;

(e) 在收集資料之時或之前,資料當事人應獲告知他/她要求查閱該資料及改正該資料的權利;

(f) 應採取所有合理地切實可行的步驟,以確保收集或保留的個人資料以其被使用於或會被使用於的目的而言,該個人資料是準確的;

(g) 個人資料的保存時間,不會超過將其保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的(包括任何直接有關的目的)所需的時間。但如資料的保留受法律管限,或不刪除該資料是符合公眾利益的,則屬例外;

(h) 應採取所有合理地切實可行的步驟,以確保持有的個人資料受保障,不會有未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、喪失或作其他用途的情況;以及

(i) 銷毁不需要的記錄時,應小心處理,以確保沒有未經許可的/意外的資料洩漏或查閱。

實務聲明

持有的個人資料類別

本處持有的個人資料有三大類,分別記載在下列記錄內:

與僱傭相關及人事記錄:包括職位申請表和本處職員的人事記錄,例如個人及家庭資料、僱傭條款、薪俸資料、放假、培訓及醫療記錄、公積金計劃登記狀況、工作表現評估、紀律事宜資料等;

行政及運作記錄:包括因選民登記、公眾參與及諮詢活動、諮詢委員會成員的委任、選舉及相關活動、報價及招標活動和付款安排等收集的個人資料;以及

查詢及投訴記錄:包括有關人士提供的資料,以及就查詢、投訴及有關活動收集的資料。

保存個人資料的主要目的

保存下列記錄內的個人資料的目的為:

與僱傭相關和人事記錄:保存職位申請者及員工的人事資料是為了招聘及人力資源管理用途;

行政及運作記錄:保存這些記錄的目的各有不同,須視乎記錄的性質而定,例如準備選民登記冊時處理的選民登記事宜、推薦合適候選人以委任為諮詢委員會成員、處理選舉工作人員的聘任和調配、採購貨物和服務、安排付款等;以及

查詢及投訴記錄:保存資料是為了處理有關個案、與查詢者或投訴者聯繫,以及按需要作出跟進工作。

瀏覽本處網站時被收集的資料

本處會記錄使用者瀏覽本網站的次數,但並不會收集任何足以辨識使用者身分的資料。所收集的瀏覽次數紀錄只會用於製作統計報告及調查電腦系統問題,以助改善本網站的服務。

本處可能會於不同期間及為個別原因,邀請你自願提供個人資料。此等資料可能包括姓名、電話號碼、郵寄地址或電郵地址。本處邀請你提供資料時,會列明收集資料的目的和用途,並會告知你如何要求查閱或改正所提供的個人資料。

你所提供的資料或會向政府其他決策局及部門公開,作上述用途。除非法律許可或有所規定,本處不會在未得到你的同意下透露你的個人資料予第三者。

只有獲得授權的人士才可查閱透過本網站收集的個人資料。

本網站的搜尋服務是由一間政府的獨立承辦商提供。該獨立承辦商通知我們該公司於本網站提供搜尋結果時,不會收集可識別個人身分的資料。但該獨立承辦商會將你一些經由使用搜尋服務所得的匿名資料交予政府,作政府網站流量分析之用。政府不會將從任何上述搜尋活動收集到的數據,跟任何可能由政府持有的個人身分資料配對。

查閱/改正個人資料

如要向本處提出查閱或改正資料的要求,請填妥查閱資料要求表格(OPS003) (https://www.pcpd.org.hk/tc_chi/resources_centre/publications/forms/files/Dformc.pdf( 在 新 窗 口 中 打 開 ) ),然後以傳真(2827 4644)、電郵(reoenq@reo.gov.hk )或郵寄(香港灣仔港灣道25號海港中心10樓)方式送交選舉事務處個人資料管制主任。

為依從查閱資料要求,本處可能會收取費用。

查詢

任何有關個人資料私隱政策及實務的查詢可透過上述傳真號碼、電郵或通訊地址向本處個人資料管制主任提出。

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