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选举事务处
个人资料政策

政策声明

选举事务处(「本处」)每位人员均以保障个人资料私隐为己任。我们尊重个人资料私隐,并且全力执行及遵守保障资料原则,以及《个人资料(私隐)条例》(《条例》)的各项有关规定。本处的个人资料政策概述如下:


(a) 须循合法和公平的途径收集个人资料,而该等资料只可用于和本处的职能和活动有直接关系的合法目的,而该目的须与收集该资料的目的相符;

(b) 所收集的资料就有关的目的而言,应是必需的、足够的,但不超乎适度;

(c) 在收集资料之时或之前,资料当事人应获告知收集资料的目的,以及资料可能被转移至何者;

(d) 除非事前获得资料当事人的订明同意,否则只有在符合收集资料的目的或任何直接有关的目的,或在《条例》许可的情况下,才应使用、披露或转移他们的个人资料;

(e) 在收集资料之时或之前,资料当事人应获告知他/她要求查阅该资料及改正该资料的权利;

(f) 应采取所有合理地切实可行的步骤,以确保收集或保留的个人资料以其被使用于或会被使用于的目的而言,该个人资料是准确的;

(g) 个人资料的保存时间,不会超过将其保存以贯彻该资料被使用于或会被使用于的目的(包括任何直接有关的目的)所需的时间。但如资料的保留受法律管限,或不删除该资料是符合公众利益的,则属例外;

(h) 应采取所有合理地切实可行的步骤,以确保持有的个人资料受保障,不会有未获准许的或意外的查阅、处理、删除、丧失或作其他用途的情况;以及

(i) 销毁不需要的记录时,应小心处理,以确保没有未经许可的/意外的资料泄漏或查阅。

实务声明

持有的个人资料类别

本处持有的个人资料有三大类,分别记载在下列记录内:

与雇佣相关及人事记录:包括职位申请表和本处职员的人事记录,例如个人及家庭资料、雇佣条款、薪俸资料、放假、培训及医疗记录、公积金计划登记状况、工作表现评估、纪律事宜资料等;

行政及运作记录:包括因选民登记、公众参与及咨询活动、咨询委员会成员的委任、选举及相关活动、报价及招标活动和付款安排等收集的个人资料;以及

查询及投诉记录:包括有关人士提供的资料,以及就查询、投诉及有关活动收集的资料。

保存个人资料的主要目的

保存下列记录内的个人资料的目的为:

与雇佣相关和人事记录:保存职位申请者及员工的人事资料是为了招聘及人力资源管理用途;

行政及运作记录:保存这些记录的目的各有不同,须视乎记录的性质而定,例如准备选民登记册时处理的选民登记事宜、推荐合适候选人以委任为咨询委员会成员、处理选举工作人员的聘任和调配、采购货物和服务、安排付款等;以及

查询及投诉记录:保存资料是为了处理有关个案、与查询者或投诉者联系,以及按需要作出跟进工作。

浏览本处网站时被收集的资料

本处会记录使用者浏览本网站的次数,但并不会收集任何足以辨识使用者身分的资料。所收集的浏览次数纪录只会用于制作统计报告及调查电脑系统问题,以助改善本网站的服务。

本处可能会于不同期间及为个别原因,邀请你自愿提供个人资料。此等资料可能包括姓名、电话号码、邮寄地址或电邮地址。本处邀请你提供资料时,会列明收集资料的目的和用途,并会告知你如何要求查阅或改正所提供的个人资料。

你所提供的资料或会向政府其他决策局及部门公开,作上述用途。除非法律许可或有所规定,本处不会在未得到你的同意下透露你的个人资料予第三者。

只有获得授权的人士才可查阅透过本网站收集的个人资料。

本网站的搜寻服务是由一间政府的独立承办商提供。该独立承办商通知我们该公司于本网站提供搜寻结果时,不会收集可识别个人身分的资料。但该独立承办商会将你一些经由使用搜寻服务所得的匿名资料交予政府,作政府网站流量分析之用。政府不会将从任何上述搜寻活动收集到的数据,跟任何可能由政府持有的个人身分资料配对。

查阅/改正个人资料

如要向本处提出查阅或改正资料的要求,请填妥查阅资料要求表格(OPS003) (https://www.pcpd.org.hk/tc_chi/resources_centre/publications/forms/files/Dformc.pdf( 在 新 窗 口 中 打 开 ) ),然后以传真(2827 4644)、电邮(reoenq@reo.gov.hk )或邮寄(香港湾仔港湾道25号海港中心10楼)方式送交选举事务处个人资料管制主任。

为依从查阅资料要求,本处可能会收取费用。

查询

任何有关个人资料私隐政策及实务的查询可透过上述传真号码、电邮或通讯地址向本处个人资料管制主任提出。

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